Doküman Yönetimi Nedir ?
Doküman Yönetim Sistemi Nedir?
Doküman yönetimi, belgelerin saklanması ve alınmasıdır. Dokümantasyon yönetimi olsun veya olmasın, kuruluşunuz her gün dokümanları yakalar, depolar ve alır. Birçok organizasyon için bu süreç inanılmaz derecede zaman alıcıdır ve çoğu zaman göz ardı edilmektedir. Gelen siparişinizin ayrıntılarının yazılı olduğu belgeden başlayalım, bir ürünün yada hizmetin teslimine kadar o işin takip amacıyla oluşturulan tüm belgeler doküman olarak geçer. Hizmet ayrıntılarının belirtildiği, hangi depoda tutulduğu veya ne zaman depodan çıktığı, ürünün kalite bilgilerinin yer aldığı, geçtiği denetimleri vb. aşamaları gösterir nitelikte bilgiler, ne zaman kime teslim edildiği , maliyetinin hesaplandığı formlar ve daha nice çeşitli evrak dokümanlarınızın bir kısmını oluşturmaktadır. Bunların hepsi elektronik ortamda veya bir arşivde saklansa da iyi organize edilmez ise büyük karışıklıklara sebebiyet verebilmektedir. Belge isimlerinden faydalanarak, belgelerin gruplandırılarak sisteme aktarılmasını, e postanızda var olan belge ve verilerin otomatik aktarılmasını, diğer uygulamalardan belgelerin otomatik alınması ,barkod sisteminden faydalanarak tüm verilerin bir bütün halinde saklanmasına olanak sağlayan bu sistemleri tercih edebilirsiniz. https://www.paperwork.com.tr/dokuman-yonetimi-genel-bakis sitesini inceleyerek detaylı bilgi sahibi olabilirsiniz.
Doküman Yönetim Sistemine Neden Geçmelisiniz?
Doküman yönetim sistemi kurumunuzda ki tüm işlemler için hazırlanmış belgelerin ,dosyaların , düzenlenerek güvenli bir hale getirilip saklanmasına, dijital ortama aktarılmasını ve etiketlenmesine izin veren teknolojik yazılım türleridir. Dokümanların farklı kaynaklardan, kolayca sistem üzerinde arşivlenmesi işletmelerin iş yükünü azaltır. Doküman işlem maliyetlerini azaltır. Belgelere hızlı ulaşım, işlerin zamanında ve doğru olarak yapılmasını sağlar. Doküman yönetim sistemleri için hazırlanmış onlarca yazılım ,program veya uygulama mevcuttur. İşletmenizin bütçesi doğrultusunda size en fazla zaman, işlem azlığı konusunda avantaj sağlayacak doküman yönetim programı bulup , kurumunuzun sistemine dahil ederseniz o kadar avantajlı olursunuz.
